21 Järjestä pääsi tai pääset järjestäsi

Ennen kuin pienikään työsuoritus on suoritettu, kulkija kohtaa taipaleellaan monta mutkaa ja kuoppaa. Voimamme hupenevat kolmesta syystä:

• Touhotus. Emme tiedä mihin olemme matkalla tai unohdamme sen ja kuljemme kiertotietä päätymättä mihinkään.
• Ylikuorma. Liian paljon työtä ja liian vähän lepoa ja leikkiä.
• Huono organisointi. Tehdään sellaista mitä ei tarvitse tehdä. Työnjakoa ei ole sovittu, vaan kaikki tekevät kaikkea sikin sokin.

On tärkeätä tunnistaa asiat, jotka "kaatavat" sisäisen järjestelmäsi. Tässä asiassa yksilölliset erot ovat huomattavat. Saat tuntuman asiaan kirjaamalla viikon ajan ylös asioita, jotka sinua innostavat/ energisoivat/ sytyttävät/ sähköistävät/ antavat voimia ja jotka lannistavat/ latistavat/ sammuttavat innon/ polttavat pinnan/ vievät voimat.

Itseään ei voi johtaa, jos ei tunnista, ymmärrä ja pysty hallitsemaan tunnetilojaan. Monet kokevat, että tunteet ovat kuin säätila; vaikuttavat meihin, mutta vaihtelevat täysin meistä riippumatta. Näin ei ole. Tunteilla on oma logiikkansa, joka on opittava tuntemaan.

Nähdäksemme tunteemme ja oppiaksemme niistä emme saa tukahduttaa, pelätä, yrittää ohjailla, kauhistua, tuomita tai selittää niitä. Kaikilla ihmisillä on tunteita, mutta kaikki eivät tunnista tunteitaan.

Monet pelkäävät tunteitaan, toiset palvovat niitä. Jotkut ilmoittavat ylpeyttä äänessään olevansa tunneihmisiä, toiset yhtä ylpeinä säilyttävänsä järkensä ja harkintansa kaikissa tilanteissa.

Nyt haluamme vain selvittää, millaisia tunteita sisällämme liikkuu ja miten erilaiset tunteet vaikuttavat meihin. Tarkoitus on oppia tulemaan paremmin toimeen tilanteissa, joilla on taipumus masentaa meitä ja viedä toimintatarmomme. Toisaalta tahdomme synnyttää olosuhteita, joissa pääsemme käyttämään kaikkia kykyjämme.

Siivoa sotkut, lakoa läjät

Erityisen iso ja salakavala voimanviejä on puuhastelu. Siihen tottuu ja se jää veriin niin, että sitä ei enää huomaa.

Puuhastelu ilmenee niin, että yksinkertaistakin työtehtävää pyörittelee monta kertaa mielessään ennen kuin todella aloittaa sen tekemisen. Kun lopulta päättää ryhtyä työtä tekemään, menee pitkään ennen kuin saa kokoon kaikki tiedot voidakseen aloittaa tekemisen.

Työn tekeminen vie paljon vähemmän aikaa kuin kuvittelemme. Suurin osa työajastamme menee jahkailuun. On arvioitu, että 50-80 prosenttia työhön käyttämästämme ajasta on pelkkää puuhastelua, mielen tyhjäkäyntiä, jossa ei synny yhtään mitään: ei ainakaan sitä mitä tarvitaan tai on tarkoitus saada aikaiseksi.

Suuri osa töistämme on jo alun alkaen turhia eikä niihin pitäisi edes vilkaista. Osa niistä on mielestämme niin ikäviä tai vastenmielisiä, että lykkäämme niiden tekemistä kymmenen tai yli kertaa ennen kuin lopulta hampaat irvessä teemme ne pois rasittamasta mieltämme.

Hassuinta on, että tarvitsemme puuhasteluummekin kumppanin tai useita. Suurin osa työpalavereista kuuluu tähän sarjaan. Molemmat vievät paljon aikaa ja vielä enemmän voimiamme.

Rohtoja raatajille

Tässä kaksitoista pikaohjettani mielen kuorman helpottamiseksi:

• Säästä itseäsi. Älä tee mitään sellaista mitä ei kannata tehdä. Poista tehtävien töiden listalta kaikki sellaiset työt, jotka eivät kohenna kenenkään elämää, älä kuitenkaan sellaisia, joista erityisesti nautit.
• Järjestä asiat ja paperit niin, että löydät kaiken mahdollisimman nopeasti ja hermojasi repimättä.
• Työskentele keskittyneesti ja intohimoisesti. Kun teet jotain, älä tee mitään muuta. Anna itsellesi työrauha. Puhelimeenkaan ei tarvitse vastata aina.
• Pidä taukoja. Kun lepäät, lepää todella äläkä touhota. Opettele pitämään minuutin lomia. Älyttömässä työpaineessa, kun mielessä pyörii kaoottisesti kuusitoista tekemätöntä työtä, istu mukavaan tuoliin, sulje silmäsi ja hymyile hiukan. Kuvittele itsesi kävelemässä ilta-auringossa meren rannalla. Anna merituulen puhaltaa minuutin ajan mieleesi. Kun palaat minuutin lomaltasi, työkaaos saattaa tuntua yllättävän erilaiselta ja tiedät täsmälleen mitä seuraavasti pitää tehdä.
• Lopeta ennen kuin väsyt. Jokainen yli kahdeksan tunnin päivä alentaa tämän JA huomisen työtehoa.
• Älä tavoittele täydellisyyttä, kukaan (muu) ei sitä sinulta edellytä. Älä myöskään edellytä toisilta loputtomasti venyvän omien neuroosiesi takia.
• Käy lounaalla. NAUTI niistä, yritä edes.
• Kun kaikki kaatuu päälle, pidä minuutin loma. Istu tuolille (ei työtuolillesi!) silmät kiinni, äläkä tee yhtään mitään, älä edes ajattele. Jos et osaa olla tekemättä mitään, seuraa hengitystäsi. Jos haluat, laske uloshengitykset. Kun pääset viiteenkymmeneen, olet jo virkeä.
• Toimi heti, lopeta lykkääminen. Älä pyörittele asioita edes takaisin, vaan opettele päättämään mitä teet kullekin asialle. Kun joku asia pitää tehdä, tee se saman tien (se vie vähemmän aikaa kuin kuvittelet!) tai isomman urakan kohdalla PÄÄTÄ MILLOIN teet sen. Tekemättömät työt rasittavat mieltä enemmän kuin työn tekeminen.
• Tee aamulla virkeänä (tai jos olet aamu-uninen, ennen kuin olet vielä kunnolla herännyt) pois ikävät ja vastenmieliset työt.
• Opettele kirjoittamaan illalla ennen kotiinlähtöä paperille kolme asiaa, jotka pitää huomenna tehdä. Huomaat, että aina kun näin teet, nämä asiat tulevat tehdyksi, usein jo ennen kymmentä. Loppupäivän voit sitten ottaa vähän rennommin.
• Naura itsellesi, hihittele omille mokillesi, hymyile omalle totisuudellesi. Tai tirsku ihan ilman syytä.

Pää järjestykseen

Työtilan järjestämisellä on uskomattoman iso vaikutus työtehoon ja työn tekemisestä nauttimiseen. Läjät pöydällä kuormittavat mieltämme ja hajottavat huomioitamme paljon enemmän kuin ymmärrämme. Ne muistuttavat tekemättömistä töistä ja saavat meidät tuntemaan syyllisyyttä.

Kannattaa opetella jokin hyvä arkistointijärjestelmä. Itselläni on erinomaisia kokemuksia Kerry Gleesonin kehittämästä PEP-ohjelmasta, jossa työpaperit järjestetään riippukansioihin.

PEPin periaate selviää kirjastakin, mutta itse opin menetelmän vuonna 1996, kun työkaverit tilasivat konsultti Marianne Carlsonin työpaikallemme. Parin tunnin luennon jälkeen menimme kukin työhuoneisiimme järjestelemään paperikasojamme. Saman päivän aikana olimme siivonneet sotkun työpöydältä ja samalla järjestäneet mielemme.

Muistan vieläkin elävästi sen viikon perjantain. Olin tuttuun tapaan keräämässä laukkuuni töitä, jotka tekisin kotona viikonloppuna. Hätkähdin huomatessani, että mitään ei tarvitse ottaa mukaan, koska kaikki työt ehtii tehdä ensi viikolla työaikana.

Työpöytäni oli lähes tyhjä. Mikään ei muistuttanut tekemättömistä töistä. Olin merkinnyt kalenteriini, milloin teen ne. Näin raivasin ne kuormittamasta mieltäni.

Viikonloppuna en tehnyt rästitöitä kotona vaan keräsin voimia tulevaa työviikkoa varten järjestämällä suursiivouksen kellarissa ensimmäisen kerran vuosikymmeniin (oikeasti: koskaan).

PEP opetti minulle havainnollisesti, miten paljon sotkut kuluttavat voimia. Kyse ei ole siitä, että täytyisi neuroottisesti koko ajan yrittää pitää ulkoista järjestystä yllä, vaan siitä, että pyrkii toimimaan tarkoituksenmukaisesti ja pitämään mielensä selkeänä.

PEP opettaa, että jokaisella tavaralla on oma paikkansa. Kun oppii laittamaan tavarat paikoilleen, säästää paljon aikaa ja hermojaan silloin kun niitä seuraavan kerran etsii. Tutkimusten mukaan toimistotyöntekijältä kuluu kuusi viikkoa vuodesta tavaroiden ja papereiden etsimiseen. Se tarkoittaa hitto soikoon VIISI tuntia viikossa tyhmää ja tarpeetonta tyhjäkäyntiä!

Mainittakoon, että en ole luontaisesti järjestelmällinen henkilö, pikemminkin päinvastoin. Yritän kyllä pitää mieleni, asiani ja paperini järjestyksessä, mutta usein olen valovuosien päästä siitä mikä olisi perustellun järkevää…

Puhun kokemuksesta oppineena sanoessani, että kannattaa nähdä vaivaa pitääkseen sotkut siedettävinä kolmesta syystä. Kun mieli, tavarat ja paperit ovat hyvässä järjestyksessä

1. Saa enemmän aikaiseksi, työteho kasvaa.

2. Mieli on läsnäoleva ja tyyni.

3. Elämä hymyilee aurinkoisemmin.